Por Juan Ramón Negrete Jiménez

Colima, Col., 4 de julio de 2019.-El Congreso del Estado aprobó por unanimidad  la nueva Ley de Archivos del Estado de Colima, asì como adicionar diversas disposiciones al Còdigo Penal para el Estado de Colima;  la presente ley tiene su origen en la aprobación por el Constituyente Federal permanente, de la Ley General de Archivos, publicada en el Diario oficial de la Federación el día 15 de junio del 2018.

De esta manera se realizó la homologación de la normatividad local, hacía con la general.

Este nuevo ordenamiento consta de 6 títulos, 21 capítulos, 105 artículos y 11 artículos transitorios.

El Titulo Primero, denominado “De las Disposiciones Generales”, està integrado por un Capitulo Único y cinco artículos.

El Título Segundo, denominado “De la gestión documental y administración de archivos”, lo integran nueve capítulos y cuarenta y dos artículos.

A su vez el Título tercero “De la valoración y conservación de los archivos”, lo integran dos capítulos y trece artículos.

El Título Cuarto se denomina “Del Sistema Estatal de Archivos”, está integrado por seis capítulos y treinta artículos en los cuales, de forma similar y concordante con lo previsto por la Ley General, se prevé al Sistema Estatal como un conjunto orgánico de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, etc., tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados.

Asimismo; se regula igualmente al Consejo Estatal de Archivos que será presidido por el titular del Archivo General del Estado e integrado de manera plural, y que tendrá como finalidad principalmente unificar e implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices para la organización y administración de los archivos.

Además, en este Título se regula lo correspondiente al Archivo General del Estado, al cual se le otorga la calidad de organismo público descentralizado, no sectorizado, con autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus atribuciones, cuyo objeto será promover la organización y administración homogénea de archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental del Estado, con el fin de salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo plazo; así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas. 

Finalmente, se establecen las reglas para el manejo de archivos considerados de interés público en propiedad o posesión de personas físicas y morales y los lineamientos para la integración y administración del Registro Estatal de Archivos.

En el Título Quinto, denominado “Del patrimonio documental del Estado y la Cultura Archivística”, está integrado por dos capítulos y ocho artículos, en los que se determinan y clasifican los archivos que serán considerados como patrimonio documental, y las medidas que deberán adoptarse para su cuidado; así como la obligación de los sujetos obligados para impulsar la capacitación y cultura archivística.

Finalmente el Título Sexto, denominado “De las responsabilidades” integrado por un capítulo único y seis artículos, se establecen las infracciones en las que pueden incurrir los funcionarios públicos de los sujetos obligados, así como los particulares propietarios o poseedores de documentos de interés público en su manejo y en la aplicación de la propia ley, así como las sanciones correspondientes.

Por otra parte se adiciona el Capítulo X al Título Segundo denominado “Delitos contra la función pública” de la Sección Cuarta titulada “Delitos contra el Estado”, del Libro Segundo intitulado “De los delitos en particular”, con los artículos 275 Bis, y 275 Bis 1 al Código Penal para el Estado de Colima.

En el capítulo décimo, De los delitos contra los archivos, en el artículo 275 Bis, se indica que será sancionado con pena de tres días a diez años de prisión y multa de tres mil a cinco mil veces el valor diario de la unidad de medida y actualización a quien sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su resguardo, salvo en los casos que no exista responsabilidad determinada en la Ley de Archivos del Estado de Colima; y a quien destruya documentos considerados patrimonio documental del Estado.

Por lo que respecta al artículo 275 Bis 1, será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil veces la unidad de medida y actualización hasta el valor del daño causado, a la persona que destruya documentos relacionados con violaciones graves a derechos humanos, alojados en algún archivo, que así hayan sido declarados previamente por autoridad competente.

De acuerdo a los artículos Transitorios, esta Ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial “El Estado de Colima”. 

A partir de la entrada en vigor del presente Decreto, queda abrogada la Ley de Archivos del Estado de Colima, publicada en el Periódico Oficial “El Estado de Colima” el día 26 de noviembre del año 2005.

Se concede el periodo que resta del presente ejercicio fiscal, para que los Sujetos Obligados planifiquen y proyecten las erogaciones que se generaran con motivo de la entrada en vigor del presente Decreto, mismas que empezarán a cubrirse a partir del ejercicio Fiscal 2020 con cargo a sus respectivos presupuestos y los subsecuentes a efectos de asegurar la correcta aplicación de la presente ley.

A partir del a partir del ejercicio fiscal 2020, se deberán hacer las previsiones y adecuaciones presupuestales necesarias, y los subsecuentes, para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en éste, para lo anterior deberán hacerse las previsiones que correspondan

Los sujetos obligados estarán facultados para emitir los reglamentos, acuerdos, decretos, protocolos y lineamientos necesarios para proveer en su esfera administrativa la exacta observancia de las disposiciones contenidas en el presente Decreto.

El Consejo Estatal deberá constituirse y comenzar a sesionar dentro de los seis meses posteriores a la entrada en vigor del presente Decreto.

Asimismo los sujetos obligados deberán implementar su sistema institucional dentro los seis meses posteriores a la entrada en vigor del presente Decreto.

El Archivo General del Estado pondrá en operación la plataforma del Registro Estatal de Archivos, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigor del presente Decreto.

En un plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor del presente Decreto, los sujetos obligados deberán establecer programas anuales de capacitación y actualización en materia de gestión documental y administración de archivos.  

El monto del Fondo de Apoyo Económico para Archivos, establecido en el artículo 91 de la Ley de Archivos del Estado de Colima se constituirá por lo menos con el importe correspondiente al 0.0005 del total de Ingresos a recibir en cada ejercicio Fiscal.

Finalmente se indica que los recursos humanos, materiales y financieros con los que venía operando la Dirección del Archivo Histórico del Estado de Colima dependiente de la Secretaria de Cultura, así como el Fondo Documental, se trasferirán al Archivo General del Estado en los términos que establezcan en sus respectivos ámbitos de competencia.

El dictamen fue presentado por las comisiones conjuntas de Transparencia y Acceso a la Información y de Estudios Legislativos y Puntos Constitucionales, quienes consideraron su viabilidad, toda vez que con la misma se viene a culminar un proceso de transformación de la gestión pública a favor de los ciudadanos, que se inició desde el año 2011 con la aprobación de la Declaración Universal sobre los Archivos.